Die Aufteilung eines Datenbestandes in einen aktiven und einen ruhenden Bestand bietet die Möglichkeit, sich auf denjenigen Teil des Gesamtdatenbestandes zu fokussieren, der gerade im anstehenden Projekt bearbeitet werden soll. Die Kriterien, die für diese Aufteilung angewendet werden, müssen für den jeweiligen Kontext abgestimmt werden. 

Bei Projekten, in denen es um Datenqualität, Datenanreicherung usw. geht, wird nur der aktive Bestand betrachtet. Dieser wird weiterhin für die tägliche Arbeit benötigt, und nur bei diesem ist die Anwendung von Qualitätserhöhungs- und -sicherungsmaßnahmen sinnvoll.

Durch die Ausgrenzung des ruhenden Bestandes erreicht man z.B. bei der Bereinigung von Dubletten, dass die Dublettenauswertungen überhaupt erst einen sinnvoll bearbeitbaren Umfang erreichen.

Eine Betrachtung des ruhenden Bestandes dagegen hat in der Regel Maßnahmen zur Archivierung und Löschung von Daten zum Ziel. Eine weitere "sortenreine" Unterteilung des ruhenden Bestandes in

• inaktive Unternehmen / ehemalige Geschäftspartner
• Personen, die im Datenbestand nicht mehr benötigt werden
• Sonderfälle

ermöglicht die gezielte Betrachtung dieser Teilmengen, ohne auf Seiteneffekte achten zu müssen.

Insbesondere bei Personendaten im ruhenden Bestand ist diese Aufteilungsaufgabe oft nur mit darauf spezialisierter Software möglich, da Personen gleichzeitig vielfältige Rollen innerhalb einer EDV-Anwendung einnehmen können. Die Interpretation der Ergebnisse kann nur mit intensiver Kenntnis der Datenbestände und ihrer Verwendung, Aufbewahrungsfristen usw. erfolgen.