Daten werden über eine Benutzerschnittstelle erfasst, aus Dateien importiert, durch die Businesslogik einer Anwendung erzeugt oder verändert, in andere Systeme weitergeleitet usw., bevor sie ihrer eigentlichen Verwendung zufließen, z.B. in einer Versandaktion oder Auswertungen. Nicht nur interne Prozesse können von Qualitätsmängeln betroffen sein, sondern z.B. bei Verletzung von Postnormen auch externe (unzustellbare Postsendungen). Besonderes Augenmerk liegt darauf, die Regeln der DSGVO einzuhalten.

Fehlerquellen können technischer (Programmfehler, ungenügende Funktionalität) oder menschlicher Natur (z.B. Schulungsdefizite) sein.

Eventuelle Probleme mit Daten treten meistens am Ende der Kette in Erscheinung und stören damit Prozesse in einem sehr ungünstigen Moment, nämlich wenn normalerweise kaum noch Zeit bleibt, die Probleme vor der Datenverwendung zu beheben.

Beispiele für verfügbare Unterstützungsmaßnahmen sind:

Dublettenbereinigung

Dublettenermittlung geschieht nach meinem Konzept in einem mehrstufigen Verfahren, dessen Gestaltung den Bearbeitungsaufwand für die Ergebnisse der Ermittlung so weit wie möglich reduziert.

Eine vorherige Bestandsaufteilung und damit die Konzentration auf den aktiven Bestand sind unerlässlich. Ergebnisse, die beispielsweise große Mengen von Daten enthalten, die eigentlich archiviert und/oder gelöscht werden könnten, sind für die Bearbeitung ungeeignet.

Die Herausforderung besteht hier weniger im Finden von Personen- oder Firmendubletten als im Umgang mit den Ergebnissen. Sind die Ergebnisse nicht explizit für den jeweiligen Fachkontext eines Unternehmens oder einer Institution aufbereitet, dann ist eine Bearbeitung nicht mit vertretbarem Aufwand möglich. Hierzu ist es unerlässlich, gefundene Dubletten nicht nur mit Name bzw. Firmierung und Adresse auszuweisen, sondern in ihrem kompletten Kontext. Dazu gehören Hinweise auf Benutzung der Daten in externen Systemen (DMS, Rechnungswesen) und die Löschbarkeit der Daten.

Ableiten von Anrede und Geschlecht aus dem Vornamen einer Person

Nur mit vorhandener und korrekter Anrede kann eine Person mit einer adäquaten Ansprache/Briefanrede kontaktiert werden.

Reports zentraler Daten, z.B. Anschriften- und Telekomdatenreport

Diese Übersichten stellen auf Einzelfallebene dar, welche Daten im ERP- bzw. Verwaltungssystem vorliegen. Sie ermöglichen Konzepte zur Konsolidierung der Datenbestände und zur Reduzierung ihrer Komplexität.

inhaltliche Prüfung von Datenobjekten

Für zahlreiche Datentypen (z.B. Anschriften, Telekommunikationsdaten) liegen fertige Datenprüfungen vor, die bei Bedarf erweitert werden können. Die Komplexität der Datenprüfungen ist breit gestreut. Ein Trivialbeispiel ist das Finden von Telefonnummern ohne Vorwahl, eine deutlich komplexere Herausforderung ist es festzustellen, ob eine gespeicherte Internetadresse erreichbar ist. Trivialfälle könnten vielfach auch mit einfachen Datenbankmitteln gefunden werden. Bewährt hat sich jedoch eine Analyse "aus einem Guss" mit durchgängiger Ergebnisdarstellung.

Auch individuelle Prüfungen, die sich aus dem Datenmanagementkonzept eines Unternehmens oder Institution ableiten, sind realisierbar und zu empfehlen.

Datenmonitoring

Eine einmalige Prüfung und Korrektur von Daten ist nicht ausreichend. Nur regelmäßige programmunterstützte Qualitätsauswertungen ermöglichen eine Aussage darüber, ob eine Quelle für Datenqualitätsprobleme dauerhaft beseitigt ist und die erreichte Datenqualität auf dem erreichten guten Niveau verbleibt. Die oben beispielhaft genannten Auswertungen und alle anderen verfügbaren sollten z.B. halbjährlich vorgenommen werden, um zeitnah auf verbliebene Missstände reagieren zu können.