Datenmigrationen gibt es in unterschiedlichen Ausprägungen:

1. Ein Datenbestand wird z.B. im Rahmen von Systemwechseln von System A nach B migriert (Beispiel: E-Mails von Lotus Notes nach MS Outlook).
2. Mehrere Datenbestände desselben Besitzers werden in einem Gesamtdatenbestand zusammengefasst, z.B. indem Daten aus MS Excel oder MS Access in den Hauptdatenbestandes des Unternehmens bzw. der Institution verschoben werden.  Auch externe Datenbestände unterliegen der DSGVO!
3. Mehrere Datenbestände unterschiedlicher Besitzer werden zu einem Gesamtdatenbestand zusammengeführt.

Bei 1. besteht die größte Herausforderung darin, sich mit unterschiedlichen Datenstrukturen und Konzepten der betroffenen Systeme auseinanderzusetzen und eine Lösung zu finden. Bietet beispielsweise System A mehr Möglichkeiten, Daten (z.B. Telefonnummern) zu erfassen als System B, dann ist zu klären und bei der Migration zu berücksichtigen, was mit den Daten geschehen soll, für die System B keinen Platz vorsieht. Die Behandlung unterschiedlicher Feldformate (Freitextfeld in System A in Datumsfeld in System B) kommt noch dazu.

Bei 2. stellen sich die Herausforderungen von 1. ebenfalls, weil erfahrungsgemäß Daten in bislang ausgelagerten Datenbeständen auch innerhalb derselben Organisation im Laufe der Zeit ein Eigenleben entwickeln, das gut für die Arbeit einer Abteilung oder eines Fachbereiches passt, nicht aber für das Gesamtkonzept der Organisation. Abgesehen von den technischen Aspekten (Datenbankstrukturen und Benutzeroberfläche) wird es auch die Notwendigkeit für einen Teil der Betroffenen geben, mit dem für Sie dann neuen System die gewohnte Arbeit zu verrichten. Der Aufwand hierfür kann beträchtlich sein.

Bei 3. kommt es darauf an, ob beide Partner bislang die gleiche Software (z.B. SAP) oder unterschiedliche (z.B. SAP und MS Dynamics) eingesetzt haben. Bei unterschiedlichen Systemen finden sich auch hier die Fragestellungen von 1. und 2., bei gleichen Systemen entfallen zumindest die Maßnahmen für die Behandlung unterschiedlicher Feldformate.

Allerdings kann der Umgang mit dem gleichen System in unterschiedlichen Organisationen durchaus verschieden sein, wenn beide Partner individuelle Datenpflegekonzepte und -gewohnheiten haben. In diesem Fall ist vor der Migration genau zu untersuchen, wo es Diskrepanzen gibt und wie diese aufzulösen sind, da sonst datenbasierte Prozesse eines Partners oder sogar beider Partner eventuell nicht mehr funktionieren. Das ist besonders bei zeitkritischen Prozessen (IHK-Begrüßungsschreiben und Wahlen, Fakturier- und Mahnvorgänge in Unternehmen, Newsletterversand usw.) zu beachten.